Serviced-Apartments Hamburg: Skalierung von 30 auf 220 Einheiten
Ausgangslage: Ein Hamburger Betreiber für Serviced Apartments (Aufenthaltsdauer 7 bis 90 Nächte, gemischtes Kunden-Segment aus Projektarbeit, Studierende und internationale Fachkräfte) betrieb Anfang 2024 30 Einheiten in einem Standort. Bis Mitte 2025 sollte auf 220 Einheiten an vier Standorten skaliert werden. Voraussetzung war eine PMS-Infrastruktur, die den Multi-Property-Betrieb mitgeht.
Entscheidung für Apaleo: die API-first Architektur ermöglicht es, spezialisierte Werkzeuge für die Besonderheiten des Serviced-Apartment-Betriebs anzubinden (längere Aufenthaltsdauern, Nachbuchung von Leistungen wie Bettwäschewechsel, gestaffelte Kautionsbeträge).
Aktivierte ApaleoPMS-Module in chronologischer Reihenfolge: Zahlungs-Konnektor Adyen, digitale Meldescheine, Housekeeping mobile, Analytics-Dashboard (multi-property), Modul API-Erweiterung (für die eigene Guest-App), Modul Zapier-Integration (für die interne Kommunikation über Slack).
Konkrete Nutzen: der Zahlungs-Konnektor übernimmt die tokenbasierte Kartenerfassung für die gestaffelten Kautionsbeträge sowie die monatliche Miete bei langen Aufenthalten. Der administrative Aufwand für Kautionsverwaltung wurde von etwa 12 Stunden pro Woche auf unter 2 Stunden reduziert. Das Analytics-Modul ermöglicht die konsolidierte Betrachtung der vier Standorte in einem Board, mit einem gemeinsamen Belegungs-KPI und einer Aufschlüsselung nach Kundengruppe.
Skalierungserfahrung: von 30 auf 220 Einheiten bedeutet eine 7,3-fache Zimmerzahl, aber der Backoffice-Aufwand ist nur um Faktor 2,4 gestiegen. Ein deutlicher Teil dieser Effizienz ist auf die Automatisierung durch ApaleoPMS-Module zurückzuführen.