Migrationspfad nach Apaleo — begleitet mit ApaleoPMS-Modulen

Der Wechsel von protel, Opera, Fidelio, Sihot oder einem anderen etablierten PMS auf Apaleo Cloud PMS ist ein Projekt mit Signalwirkung im ganzen Haus. ApaleoPMS ersetzt die Migration nicht — dafür ist das Apaleo Onboarding-Team zuständig — aber unsere Module lassen sich vorbereitend, begleitend oder direkt danach in den Prozess einfügen, damit weder Reservierungen noch Preisketten noch Housekeeping-Abläufe während der Umstellung leiden.

Vor der Umstellung

Wir empfehlen, die Module „Widget Direktbuchung" und „Modul Analytics-Dashboard" bereits im laufenden Altsystem parallel zu betreiben, sobald Ihr Apaleo Sandbox-Workspace angelegt ist. Damit sammeln Sie Basiskennzahlen aus zwei Wochen echter Buchungen im Sandbox, ohne dass Ihr Livebetrieb betroffen ist. Der Vergleich der Basiskennzahlen mit dem Livebetrieb hilft in der Umstellungswoche, Ausreißer und tatsächliche Systemunterschiede voneinander zu trennen.

Woche der Umstellung

Für die eigentliche Umstellungswoche empfehlen wir, keine neuen Konnektoren zu aktivieren. Bewährte Praxis: die OTA-Konnektoren Booking.com, Expedia und HRS werden erst freigeschaltet, sobald der Apaleo-Livebetrieb 72 Stunden fehlerfrei läuft. So bleibt die Ursachensuche bei etwaigen Problemen sauber trennbar zwischen Apaleo und Konnektor.

Erste 30 Tage nach Livegang

In den ersten 30 Tagen nach dem Livegang haben sich folgende Module bewährt: „Housekeeping mobile" (für sofortige Prozesstransparenz auf der Etage), „Digitale Meldescheine" (für konforme Check-in-Prozesse ab Tag 1), „Zahlungs-Konnektor Adyen" (für PCI-vereinfachte Zahlungsabwicklung). Yield Management sollte erst nach Ablauf der ersten 6 Wochen aktiviert werden, damit die Empfehlungslogik eine ausreichend große Datenbasis in Apaleo vorfindet.

Datenschutz während der Migration

Während der Migration liegen für einen kurzen Zeitraum Gästestammdaten in zwei Systemen (Altsystem + Apaleo). ApaleoPMS liest ausschließlich aus Apaleo — wir sehen keine Daten aus dem Altsystem, es sei denn, sie wurden in den Apaleo Workspace übernommen. Der AVV mit ApaleoPMS ist ab dem Zeitpunkt Ihrer ersten Modulaktivierung wirksam, unabhängig vom Migrationsstatus.

Kostenverlauf während der Migration

ApaleoPMS-Module werden erst ab tatsächlicher Aktivierung im Apaleo Workspace berechnet. Sandbox-Nutzung während der Vorbereitung ist kostenfrei. Für den ersten Livemonat berechnen wir anteilig ab dem Aktivierungstag.

Begleitung während der Migration

Kunden im Suite- oder Gruppen-Tarif erhalten während der Migrationsphase einen dedizierten Ansprechpartner mit einem Video-Onboarding-Termin pro Woche. Bitte planen Sie das Onboarding-Fenster mindestens 4 Wochen vor Livegang mit uns unter support@apaleopms.com ein.

Was wir bewusst nicht tun

ApaleoPMS übernimmt keine Datenmigration aus Ihrem Altsystem. Für die Migration der Stammdaten (Zimmer, Ratenpläne, Kontingente, historische Reservierungen, Gästestamm) ist ausschließlich das Apaleo-Onboarding-Team oder ein von Apaleo empfohlener Integrationspartner zuständig.