Stadthotel in Berlin-Mitte: 40 % weniger Handarbeit im Empfang
Ausgangslage: Das Stadthotel in Berlin-Mitte wurde seit 2014 mit einem lokal installierten PMS geführt. Mit 84 Zimmern und einer jährlichen Belegung von 78 % war der operative Aufwand am Empfang deutlich zu hoch. Die Direktion entschied sich Anfang 2025 für den Wechsel auf Apaleo.
Aktivierte ApaleoPMS-Module: Housekeeping mobile, Digitale Meldescheine, OTA-Konnektor Booking.com, Widget Direktbuchung, Zahlungs-Konnektor Adyen. Aktivierungsreihenfolge in einem Zeitraum von zwölf Wochen nach dem Apaleo-Livegang.
Beobachtete Effekte nach sechs Monaten: der durchschnittliche Zeitaufwand pro Check-in ging von 8:30 auf 4:50 Minuten zurück, weil die Meldescheine bereits vor Anreise digital eingereicht wurden. Die Nachbearbeitung von OTA-Reservierungen (manuelle Eingaben, Preisanpassungen, Sonderwünsche) entfiel nahezu vollständig; der Booking.com-Konnektor überträgt jede Reservierung samt Sonderwünschen im Freitextfeld an Apaleo. Die Zeit für Housekeeping-Koordination am Morgen sank um 42 %, weil die Statusanzeige im ApaleoPMS-Cockpit die manuelle Nachfrage bei den Zimmermädchen überflüssig macht.
Wirtschaftliche Auswirkung: bei einer Personalstundenkalkulation von 32 € (incl. Nebenkosten) und einer Ersparnis von etwa 24 Personalstunden pro Woche im Empfang ergibt sich eine jährliche Einsparung von rund 40.000 €. Die aktivierten Module kosten monatlich rund 225 €, also 2.700 € im Jahr. Netto-Effekt: ca. 37.000 € im Jahr, unabhängig von Umsätzen.
Zitat des Front-Office-Managers: „Wir haben nicht nur Zeit gespart, sondern die Qualität unseres Empfangs deutlich verbessert. Die Kolleginnen und Kollegen können sich wieder auf den Gast konzentrieren, statt auf das Ausdrucken und Ablegen von Formularen.“